Vind e-mails en bijlagen ongekend snel terug

Xobni is een plug-in voor Outlook waarmee u ontzettend veel tijd kunt besparen. Via de multifunctionele zijbalk die het tooltje aan uw mailprogramma toevoegt heeft u te allen tijde zicht op eerdere conversaties met bepaalde personen, relevante bijlagen en handige contactinformatie. Tel daar een zoekfunctie bij op in de stijl van Apples Spotlight, en u weet waarom Xobni onze Tool van de Week is geworden.

Xobni is een gratis download die samenwerkt met Outlook 2003 en 2007, en dat zowel onder Windows XP als Vista. Het eerste wat de plug-in na de installatie doet is het indexeren van al uw e-mails – een karwei dat overigens enige tijd in beslag kan nemen. Daarna plukt u onmiddellijk de vruchten van de indexatie. Door simpelweg een of meer trefwoorden op te geven vindt Xobni uw berichten vliegensvlug terug, ongeacht of de zoekterm in de naam van de afzender, het onderwerp of het bericht zelf staat.

Een andere troef van de plug-in zijn de details die u te zien krijgt van de afzender van een bericht. Klik gewoon op een mail, en rechtsboven verschijnt meteen het telefoonnummer van de persoon in kwestie (handig gekoppeld aan SkypeOut), een overzicht van de eerdere correspondentie met deze persoon en een lijstje met eventuele attachments uit die conversaties, zodat u die onmiddellijk binnen handbereik hebt. Erg vernuftig is ook de functie ‘Schedule time with…’ om eenvoudiger meetings in te plannen. Xobni kijkt in uw Outlook-kalender simpelweg welke momenten er nog vrij zijn, en giet die data automatisch in een mailtje. Bestemmeling en aanhef worden door Xobni ingevuld; het enige wat u zelf nog moet doen is op ‘Verzenden’ drukken.

Noemenswaardig zijn ook nog de statistieken die Xobni bijhoudt: van welke contactpersonen ontvangt u de meeste berichten? Wie mailt u zelf het vaakst? Er is zelfs een grafiekje dat laat zien op welke momenten van de dag uw contacten de meeste mails plegen te versturen. Als daaruit blijkt dat iemand eigenlijk uitsluitend in de avonduren mailt en u heeft snel een antwoord nodig, is het wellicht verstandiger om die persoon even op te bellen. Werkt u niet met Outlook? Oefen dan nog even geduld; aan support voor andere mailclients wordt gewerkt.

Michel van der Ven