Zo voorkomt u vergissingen in uw e-mails

U herkent het ongetwijfeld: net wanneer u op 'Verzenden' heeft gedrukt beseft u dat er een grote fout in uw e-mail stond, of dat u een privébericht per ongeluk naar al uw collega's heeft gestuurd. Gebruikt u Outlook kunt u zo'n flater gelukkig heel eenvoudig vermijden.

De truc bestaat eruit om uw uitgaande e-mails te verzenden met een zekere vertraging. Laten we zeggen 5 minuten, dat moet lang genoeg zijn om te beseffen dat u dat ene bericht beter niet de deur uitstuurt, althans niet in de huidige vorm. In Microsoft Outlook (niet in Outlook Express en Windows Mail helaas) kunt u dit instellen aan de hand van een zogeheten Berichtregel. In Outlook 2003 gaat dat als volgt:

• Kies in Outlook onder het menu Extra voor Regels en waarschuwingen...
• Klik op het tabblad E-mailregels op Nieuwe Regel...
• De Wizard Regels verschijnt in beeld. Kies hier voor optie 2: Beginnen met een lege regel.
• Selecteer in het veld daaronder de optie Berichten controleren na het verzenden.
• Klik tweemaal op Volgende. Outlook toont nu een bericht met de melding: Deze regel wordt toegepast op elk bericht dat u verzendt. Is dat correct? Klik op Ja om door te gaan.
• In het volgende venster zet u een vinkje bij deze optie: Aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen.
• In het veld daaronder (Stap 2) klikt u op de blauwe link een aantal, waarna u zelf kunt opgeven met hoeveel minuten de bezorging van uw e-mails vertraagd moet worden. In dit voorbeeld kiezen we voor 5 minuten.
• Klik opnieuw tweemaal op Volgende en geef de nieuwe regel een naam, bijvoorbeeld Vertraging op e-mails.
• Klik tenslotte op de knop Voltooien. Vanaf nu blijven alle mails die u verstuurt eerst vijf minuten in de map Postvak Uit staan, waar u ze - indien nodig - eenvoudig kunt verwijderen of aanpassen.

Wie vertrouwd is met de filters van Outlook kan bovendien uitzonderingen instellen, bijvoorbeeld om er voor te zorgen dat mails met hoge prioriteit wél onmiddellijk vertrekken.

Michel van der Ven